- Заказчик
- ООО «Стандартпласт» — крупная компания, занимающаяся производством вибро-, шумо- и теплоизоляционных материалов для автомобильной и строительной промышленности с 1996 года.
- Задача
- Стандартпласт — крупная компания, в которой заключается множество разных договоров. Процесс согласования и подписания договора мог длиться более месяца. Цель: согласование договора за 5 дней!
Что было ДО
— «Стандартпласт» — крупная компания, в которой ежедневно заключается множество разных договоров. Причем для каждого типа договора – свои цепочки согласований. В обязательном порядке договор подписывает руководитель отдела, а юридический отдел дает разрешение.
Примеры договоров:
- Договор поставки сырья
- ДС об изменении порядка оплаты, цен, объема поставляемого/закупаемого сырья
- Договор поставки ГП офис и ОП
- Договор поставки оборудования ТМЦ
- Дополнительное соглашение о пролонгации, смене реквизитов
- Дополнительные соглашения об изменении порядка оплаты, цен - на сырье
- Договор оказания услуг(подряда), аренды и пр.
- Договор по государственному оборонному заказу (ГОЗ)
— Длительная процедура согласования договоров, которая проходит последовательно, то есть подпись идет последовательно от одного звена – к следующему, и пока предыдущее ответственное лицо не подпишет, другие звенья даже не знают о запуске процедуры.
— Не было контроля сроков согласования
— Не учитывалось отсутствие ответственных за согласование: тех, кто был на больничном, в отпуске или в командировке.
В итоге процесс согласования и подписания договора мог длиться более месяца.
Проблема и цель
После ухода автозаводов из России и возросшей конкуренции на рынке производителей шумоизоляции, компания столкнулась с новыми реалиями. Планы продаж не выполнялись, срывались поставки. Требовалось ускорение процесса согласования договоров, и часть функций по этому процессу взяли на себя юристы компании.
Цель: согласование договора максимум за 5 дней!
Задачи
Мы проанализировали процессы компании, выявили слабые места и определили 4 основные задачи, которые помогут достичь цели:
— Уведомлять ответственного если договор не согласован более суток.
— Переносить на заместителя, если ответственный отсутствует.
— Собирать комментарии согласующих для передачи сотруднику юридического отдела — запараллеливание процесса.
— После подписания договора, уведомлять инициатора и сотрудников бухгалтерии для заведения договора и контрагента в программу учета.
Что сделали
Мы полностью переработали схему бизнес-процесса в Битрикс24, так как просто доработать имеющийся процесс было недостаточно:
1. Добавили глобальные константы и теперь ответственного достаточно поменять только в 1 месте. Масштабировали и теперь глобальные константы можно использовать для всех процессов компании, а ранее константы были привязаны к конкретному бизнес-процессу.
2. Реализовали зависимость перечня согласующих от типа договора и инициатора запуска согласования этого договора. Ранее привязка была только по типу договора и некоторые обязательные звенья могли быть пропущены, из-за чего оценка заключения могла быть неверной, возрастали риски невыполнения требований к срокам поставки и оплаты по договору.
3. Трансформировали последовательный процесс согласования в параллельный: сейчас после подтверждения руководителя сотрудника, инициировавшего процесс, согласование договора идет параллельно между всеми участниками.
4. Добавили оповещения ответственных об истечении сроков согласования договоров: если договор не подписан в течение 2-х дней, система предупреждает ответственного.
Реализовали напоминание ответственному на подписание оригинала договора и уведомление о подписи всем участникам цепочки согласования не только внутри портала Битрикс24, но и на почту.
5. Если в течение 3-х дней договор не согласован ответственным, то ему уходит соответствующее уведомление, а процесс переходит в юридический отдел. Юристы собирают комментарии по договору и решают, передавать ли его на подпись генеральному директору.
6. Реализовали постановку задачи на заведение нового контрагента в учетную базу 1С. Раньше заведение нового контрагента (покупателя/поставщика) в базу осуществлялось через отдельное письмо инициатора и на основании уже подписанного договора. Сейчас задание с ИНН и необходимыми реквизитами отправляется ответственному экономисту автоматически. Таким образом, ускорили процесс за счет запараллеливания процесса, а также автоматизировали процесс — не приходится делать вручную и меньше шанс забыть.
7. Реализовали напоминание ответственному на получение оригинала договора и уведомление о подписи всем участникам цепочки согласования не только внутри портала Битрикс24, но и на почту.
Результаты
— Срок согласования договоров уменьшился до 5 дней.
— Снижаются риски реализации договора за счет того, что юристы в курсе комментариев участников, могут точнее оценить сложности и принять более верное решение о заключении договора.
— За счет автоматизации добавления новых контрагентов в 1С процесс ускоряется, исключаются ошибки и потери данных.
Команда
— Юридический отдел компании «Стандартпласт» – согласование процесса и формулировок.
— Разработчик и администратор портала Битрикс24 Соколов Артём — проектирование и реализация
Комментарий участников
«Были видны проблемы старой схемы согласования договоров, что позволило учесть при проектировании все ошибки. Работать было комфортно и интересно, работали в предвкушении успеха (результата), который позволит упростить жизнь и сократить сроки согласования документов»
Комментарий клиента
«Скорость работы возросла, мы перестали получать негатив от партнеров из-за долгого согласования документов»
Проблемы в процессе
Назначение заместителей ответственных. В компании не было четкого регламента, кто за что отвечает. Совместно с юридическим отделом мы собрали информацию и разработали регламент замещения ответственных за подписание договоров лиц. Это позволило значительно высвободить время руководителей, а их заместителям выдать дополнительные полномочия.
Сопутствующие услуги
1. Обслуживание и обновление портала. Мы регулярно обслуживаем портал компании, смотрим за обновлениями и изменении в составе согласующих, участвуем в цепочке увольнения сотрудников. Проверяем нет ли на них просроченных задач и не участвуют ли они в БП компании.
2. Переделали остальные бизнес-процессы на глобальные константы: поиск, прием и увольнение сотрудников, составление КП менеджером промышленной группы, производственные инструкции, согласование рабочих регламентов и инструкций и многое другое. Об автоматизации этих процессов вы так же можете ознакомиться в кейсах.
Что дальше
Перевод остальных БП на глобальные константы. Например, при увольнении или смене сотрудников на занимаемой должности, достаточно будет изменять ответственного только в одном месте.
Почему выбрали Битрикс24?
— Так исторически сложилось: изначально приобрели и использовали как ленту корпоративных новостей, и уведомляли о днях рождения сотрудников, использовали для бронирования переговорных, далее специалисты нашей компании развивали функционал портала. Мы добавили бизнес-процессы, горячую линию, настроили CRM, базу знаний, курсы для обучения новых сотрудников.
— Для сотрудников Битрикс24 – привычная и комфортная среда.
— Развивается компания и развивается продукт Битрикс24, его хватает для автоматизации текущих процессов, так же мы видим потенциал для масштабирования.